Vou tentar explicar de forma simples os vários estados de uma cache antes e depois de publicada.
1ª etapa: pensar numa localização (GZ); validar se o GZ se enquadra nas linhas de orientação do geocaching (por exemplo se não é numa zona militar, numa área protegida, etc etc); avaliar se o GZ tem condições para albergar de forma mais ou menos discreta e segura um container (normalmente um recipiente estanque e que tenha espaço para guardar o logbook - livro de registos); recolher coordenada do GZ (se necessário validar posteriormente no google maps se a coordenada obtida no GZ está minimamente correcta); equacionar a possibilidade de um 2º GZ, perto do 1º, caso se conclua que o GZ foi mal escolhido; fazer fotos do GZ com e sem o container no local; deixar o container no local (esta parte é óbvia) pronto a ser encontrado após processo de revisão e publicação.
2ª etapa: abrir um projecto novo, com indicação do título da cache, coordenada, localização (distrito), atributos, etc; no final desta acção o site atribui ao projecto um código GC (por exemplo GC98765); complementar a descrição da cache com fotos, e demais informação necessária para revisão e publicação (informação obtida na 1ª etapa quando se visitou o GZ). No final o geocacher owner carrega no botão "submeter para revisão" e a cache passa para a fila dos revisores. Se posteriormente o geocacher owner quiser fazer alguma alteração a cache sai automaticamente da fila de revisão sendo necessário re-submeter para que volte à fila de revisão. Nesta fase é perfeitamente normal que o revisor coloque algumas questões adicionais. O owner deve fornecer com clareza e sinceridade a informação que lhe for solicitada.
3ª etapa: a cache é publicada e fica disponível para ser encontrada.
O ciclo de criação e publicação da cache termina aqui.
Após publicação a cache é encontrada e recebe visitas sem ser reportado qualquer problema. O owner deve, de forma regular, visitar o GZ e verificar se o logbook e o container estão em boas condições.O owner deve ainda confrontar os registos presentes no livro de registos do GZ com os registados no site do geocaching.com. Caso existam dúvidas, o owner deve contactar o geocacher que visitou o GZ / efectuou o registo e cordialmente solicitar informação sobre a sua visita.
Quando uma cache não é encontrada deve ser registado um "não encontrei" ou "DNF". Este registo deve conter informação que ajude o owner e principalmente os outros geocachers quando visitarem o GZ.
Quando existirem problemas com o GZ, o container ou o logbook, o geocacher pode e deve reportar através de um "pedido de manutenção". O "pedido de manutenção" deve conter informação que ajude o owner a identificar e resolver o problema na sua próxima visita de manutenção.
Caso seja um problema que impeça o registo normal das visitas (por exemplo o container não tem logbook ou o container desapareceu) o owner deve desactivar a sua cache até que seja possível resolver o problema reportado - registo do tipo "desativar temporariamente".
Quando o owner visita o GZ de uma cache que está desactivada ou que necessita manutenção (por exemplo troca de logbook), deve registar a sua visita com um registo do tipo "manutenção efectuada". Caso seja necessário mudar o container de GZ, deve actualizar a coordenada da cache com um registo do tipo "Actualizar Coordenadas".
Para as caches que estejam desactivadas, a visita de manutenção deve obviamente terminar com um registo de "Activar página" para reactivar a cache de forma a que fique novamente disponível para ser encontrada e registada.
O owner pode também arquivar uma cache que esteja desactiva ou que não tenha viabilidade para continuar.
Uma cache que esteja desactivada por um longo período de tempo ou cujo owner não efetua a respectiva manutenção é arquivada pela equipa de revisão (normalmente ao fim de 2 avisos ao owner). Uma vez arquivada (por norma) a equipa de revisão não desarquiva a cache, até porque pode haver outros projectos em andamento na mesma localização.
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